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企业印章如何管理?会遇到哪些风险?会计人必须得收藏!
  发布时间:2018年06月08日   查看次数:419

企业印章如何管理?会遇到哪些风险?会计人必须得收藏!

  

每个企业都会有印章,会计人每天也会用到,但是对于印章的管理你知道吗?使用时又会存在哪些风险?今天谦谦财智会计小编以建筑施工企业为例,给大家讲述下。

 

  

对于大型建筑施工企业来讲,由于生产方式的特殊性,印章管理更加复杂,本文拟通过对大型建筑施工企业印章管理现状的分析,就如何提高和改善印章管理工作提出建议和意见。

 

一印章的作用与分类

《合同法》第三十二条规定:“当事人采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立”;《民事诉讼法》第五十九条“委托他人代为诉讼,必须向人民法院提交由委托人签名或者盖章的授权委托书”。

 

《民事诉讼法司法解释》第六十五条规定:“借用业务介绍信、合同专用章、盖章的空白合同书或者银行账户的,出借单位和借用人为共同诉讼人。”

 

从这些规定可以看出,我国法律确立了公章代表公司、单位,公章的效力可以脱离法定代表人而独立存在,独立发生效力的原则。

大型建筑施工企业由于行业特点和跨地区经营的需要,根据其性质和用途,日常使用的印章大致可以分为以下三类:

 

1、行政公章类,指企业、单位、机构及其部门等行使企业职权的法定名称章。

 

主要包括:经公安部门批准并刻制备案的法定单位名称章,也就是俗称的“行政公章”;冠有单位名称的内设职能部门或分支机构名称章;冠有单位名称及工程项目名称的项目部公章;以及为实施某项特定的管理活动或完成某项任务而设立的特定机构名称章等。

 

行政公章代表了对应组织(企业、单位、机构或部门)日常对内对外的各类经营管理活动,在其法定或书面授权范围内,行使企业经营管理权利,承担相应责任。

 

2、业务专用章类,指冠以企业单位法定名称,用于业务管理活动并明确专门用途的印章,主要包括:合同专用章、财务专用章、发票专用章、资料专用章、预(结)算专用章等。

 

业务专用章一般可以以企业名义,在印章对应业务范围内对外行使权利、承担责任。

 

3、领导人员印鉴章,指以企业领导人员或取得某种授权的人员的名义,代表企业实施职务行为的名章。一般包括法定代表人、企业负责人、技术负责人、财务负责人或其他取得授权人员的名章、签字章等。这种印章与个人私章性质不同,属于公务专用章。

 

领导人员印鉴章可以代表领导人员本人行使与本企业有关的职务管理权利和承担相应责任。

 

  

二大型建筑施工企业印章使用管理的现状

1、印章使用的特点

 

(1)印章种类多、数量大

 

大型建筑施工企业由于生产经营的需要,一般会设置多级法人或多个分支机构,而这些子企业或分支机构及其职能部门均需要刻制相应的印章来实施生产经营管理活动。

 

同时,由于建设工程项目存在独立性和流动性的特征,同时每个工程项目均需要在一定职权范围内代表企业与相关方之间发生业务往来或进行信息沟通,这就需要刻制项目部公章或技术资料专用章等实施相关的行为。

 

大型企业因为规模大、工程项目多,加之工程项目结束后的竣工结算、质量保修等因素,项目印章不会被及时销毁,直接导致一些企业项目章的数量往往非常庞大。此外,大型建筑施工企业在开展跨地区经营活动时,需要设置区域性生产经营单位,以及应项目所在地建设行政管理部门要求而开设的窗口单位(含各类分支机构及子公司)。

 

这些单位除存在各种行政公章外,还需要在合同签约、财务管理、项目施工、工程结算等方面刻制相应的印章,以上这些因素都导致了大型建筑施工企业印章的种类和数量繁多。

 

(2)印章使用频率高、周期长

 

建筑产品的生产周期长,项目实施过程中需要涉及使用印章的事项繁多,各个业务管理条线的部门章、专用章以及项目部公章等使用频率很高,尤其项目部公章,在一定程度上承担了企业对外进行联络的功能。

 

而大型建筑施工企业建设项目多,涉及到的印章使用频率更是比一般企业要高出许多。同时,大型建筑施工企业承接的一些大规模、标志性项目的施工周期可能长达5、6年,印章使用次数更是远超一般项目。

 

(3)异地用印成本高、协调难

 

根据公安部《印章治安管理办法》的规定,一个企业法人只能有一枚经登记备案的单位法定名称章,即行政公章。大型建筑施工企业在跨地区经营过程中必然碰到异地招投标、异地签约、异地办理各种手续等情况,大多需要用到企业公章。比如在工程投标过程中,需要频繁用印,一旦同时有几个地区开展投标活动,如何安排公章使用便成了一个难题。

 

由于当前电子印章尚未被市场所广泛接受,授权驻外机构印章行使单位公章部分职权也未完全被相关方所认可,有些单位只能采用“飞行用印”的做法。但“公章出差”也存在用印成本高,出差过程中经手层次多、人员杂,印章丢失或被盗风险高等问题,特别是可能顾此失彼,影响企业面上的正常业务活动。如何协调好单位公章的使用,已成为不少大型建筑施工企业的一个管理难题。

 

2、印章管理中存在的主要问题

 

(1)用印手续审核不严

 

当前,不少大型建筑施工企业都建立了严格的用印审批制度,但在具体执行中却不同程度地存在审核把关不严、印章使用随意性比较大的现象。主要表现为:

一是用印审批手续不全,审核不严。比如审批手续滞后,先用印后审批;应当由相关负责人审批的事项,未经审批用印,有的审批人员对用印事项审核不严,导致审批手续形同虚设。

 

二是越权用印。印章使用范围超越批准范围,可以使用业务专用章的使用单位公章,不可使用业务专用章却又规避审核,擅自加盖业务专用章;超范围使用项目章,将项目章用于未经审批的经济合同或证明文书,构成表见代理,存在重大经济风险的隐患,此类行为引发的法律纠纷在建筑施工行业屡有耳闻。

 

三是忽视用印管理流程。一些用印申请应登记而未登记;用印事项需要相关业务部门审核而未审核,仅凭领导或管理人员的打招呼代替应该履行的用印审核程序。尤其在一些企业分支机构和项目部,上述情况更为严重一些。

 

(2)用印监管松懈乏力

 

大型建筑施工企业单位公章用途广、使用频率高,在项目投标、资质报审、银行开户、对外联络等过程经常出现大量资料集中用印的情况。这就要求印章保管人员要有较强的风险识别能力和责任意识。一些施工企业存在印章保管人员职责不清、风险意识不强、法律意识淡薄等现象,对本单位的印章管理制度规定和业务要求不主动学习,责任意识较差。用印人员自行盖章、非本企业工作人员接触印章、监印人员离开现场等情况时有发生。同时,目前大部分施工企业对于盖印区域缺乏定点管理和技防监控设施,这就埋下了企业公章被偷盖、私盖和“盖白”的隐患。

 

(3)表见代理风险大

 

印章的效力可以脱离法定代表人而独立存在,独立发生效力,印章的效力也往往不因企业内部的规定或印章本身的形状、材质、印文等产生变化。近年来,因印章使用、保管不当而引发的法律纠纷在建筑施工行业屡见不鲜。一些分支机构章、部门章、项目部章等被超范围用于签订未经审批的合同、担保文件、承诺或确认其他与经济有关的事项,极易构成表见代理,存在重大经济风险的隐患。

(1)一些项目部印章不按规定范围使用,如用于分包劳务人员工伤及劳动关系证明上,给企业带来了不必要的诉讼风险;

(2)有的项目章被擅自用于对分包工作量签证单、点工单、对账单和债务确认单等单据上,势必增加项目成本,造成一定的经济损失,甚至引发法律纠纷;

(3)有的项目章被用于签订结算、借贷、担保文件或承诺函上,严重违反企业决策程序,存在重大隐患。

(4)更有甚至,少数项目管理人员内外勾结,故意将项目部公章甚至是技术资料章加盖到损害企业利益的书面资料上去,最终给企业带来巨大损失。

 

(4)异地用印难监管

 

大型建筑施工企业在跨地区经营过程中,需要在异地使用单位公章时,要么派本单位印章专管员携带公章前往用印地点办理用印事项,要么直接将单位公章交付申请用印单位自行办理用印事宜。但是异地用印过程中经手层次多、人员杂,而且可能同时在几个地方传递使用印章,一次异地用印往往会加盖许多书面资料,这就让企业印章主管部门无法对印章使用开展有效监管,容易产生用印风险。

 

(5)印章回收、封存、销毁管理不到位

 

建筑行业交易习惯和特性决定了建筑施工企业长期以来对印章“重发放轻回收”,突出表现在项目部公章何时回收、谁来回收、何时销毁、如何销毁等问题上。由于一项建设工程从竣工验收到完成竣工结算,再到财务销项往往要经历较长的周期,有的甚至长达数年。

 

项目一旦完成竣工验收,项目管理班子通常就地解散或转到其他项目了,项目印章也随之处于个人保管或无专人管理的状态中,使项目印章在不同时点上出现了管理要求、管理责任的不明确,即使项目竣工结算和质量保修完毕,如何做好印章的回收、封存、销毁工作往往缺乏有效的制度安排,更缺乏专人负责和处置,极易造成印章管理失控、印章丢失等情况。

 

(6)印章管理的信息化程度不高

 

当前,越来越多的信息化手段被运用到建筑施工企业的合同管理、财务管理、施工生产要素管理和日常办公等领域,但在印章管理方面,还基本停留在传统方式和手段上,比如用印申请和审批管理,基本采用书面申请和实物用印方式,能够系统地开发和使用电子印章及网上印章管理系统的企业少之又少,一旦发生印章风险事件后往往责任不清、追溯无门。而且由于缺乏统一的印章管理信息数据库,对印章的使用状态了解不清,印章偷盖、滥盖、多盖的现象此起彼伏,并因此引发了诸多法律风险事件。

三对策和建议

对于大型建筑施工企业来说,印章已经成了经营管理正常运行必不可少的关键要素和关键资源,所以必须重视对于印章的管理使用,笔者按照“全面、全员、全过程”的印章管理原则,并从风险控制的角度出发,提出四点建议:

 

1、建立全面的印章管理体系

 

首先,要摸清企业印章管理的真实情况,梳理和综合分析本企业印章使用管理的特点。

 

大型建筑施工企业由于组织架构复杂,下属分子公司、临时机构众多,企业印章管理部门对于印章管理的实际情况,往往不能做到完全掌握,在实际管理工作中就难以抓住重点。

 

因此,必须对企业自身的印章管理现状进行全面摸底和定期梳理,通过主管部门抽查和下属企业自查相结合的方式,动态掌握企业印章数量、种类和区域分布等关键要素,才能有的放矢地开展规范印章使用管理的工作。

 

其次,要梳理印章管理的风险点,加强重点环节管控。

 

要在掌握企业印章管理实际情况的基础上,全面梳理本单位印章管理的主要风险点,采取针对性的管控措施。

 

具体来说,一般要重点加强对项目部、驻外机构等薄弱环节的管控,重视上述机构印章刻制、使用、保管、回收等关键环节,通过加快区域总部建设,形成异地印章使用的监管中心;要严格规范项目部章、分支机构章、部门章的用途范围,通过印文内容明示等方式,限定其用途,防范不当使用引起的表见代理风险;要重视加强印章保管工作,明确印章必须存放在带锁的牢固可靠的箱柜内,防范失窃风险。

 

再次,要优化用印流程设计,做到效率和风险管理兼顾。

 

在掌握企业印章管理实际情况和关键风险控制点后,印章管理部门要制定一套符合企业自身实际、便于管理的用印操作流程和模式,平衡好效率与风险管控的关系。

 

具体来说,对于用印流程要清晰明确,关键控制点负责人应有AB角的设置,关键业务事项需要前置审核的,相关部门必须明确联系人,印章管理部门应有24小时盖章工作预案等。同时,还要积极运用信息化手段和其他专业管理的工具、方法,探索电子印章等新型印章的使用和风险管控模式,提高印章使用管理的效率。只有这样,印章风险管控工作才能既服务于企业发展又能兼顾内控管理需要。

 

最后,在完成上述工作的基础上,要将相关的流程、做法、措施形成管理文件,制定完善的印章管理制度。

 

要通过制度来规范印章使用监管工作,明确各项基本标准和各级印章管理部门、管理岗位的工作职责。此外,也要通过制度的系统性规定,规范不同类别的行政公章的体系设计,统一种类、名称、样式,合理控制企业印章总量,明确各类印章的使用范围,区域和权限。

 

2、落实全过程印章使用管理要求

 

围绕印章的“刻制、启用、领用、保管、使用、登记、回收、销毁”等全过程,要严格落实以下管理要求:

 

(1)印章的刻制

 

应由印章主管部门统一刻制,其他部门非经授权或制度规定,不得刻制印章;经授权刻制印章的,在印章刻制完毕后,应当到印章主管部门办理印模备案。

 

(2)印章的启用

 

应由印章主管部门正式发文启用以后,方可使用。启用文件应注明印章启用时间、保管单位、印章用途等,如替换原有印章的,原章应相应废止。

 

(3)印章的领用

 

应由申请刻制印章的单位或部门,明确专人办理领用手续,领用人应当是本单位的正式员工并进行登记备案,不得让他人代领。

 

(4)印章的保管

 

应由专人保管并有上锁的保管箱等专用的保管设备。印章的保管人员应签署保管责任书,明确保管责任。印章保管人暂时不能行使保管责任的,应和临时保管人员办理印章移交手续。严禁将印章交由非本单位人员保管。

 

(5)印章的使用

 

应由保管人本人盖章,印章保管人在使用印章前,应检查是否按规定的流程、权限办理了用印审批手续。如有不符合要求的,应由申请用印单位说明情况及具体补办措施,否则不得用印。申请异地使用印章的,应由申请单位派经备案的借用人员来办理借用手续,并明确要求归还时间和借用期间的印章保管责任和保管要求等。

 

(6)印章的登记

 

应由申请用印人在用印前在专门的登记本上填写用印事项,记录用印时间,印章保管人在用印前,应检查对方登记情况。

 

(7)印章的回收

 

应由印章保管单位向企业印章主管部门提出申请。在办理回收手续时,应制作印章回收登记表,注明印章于何时起停止使用,有条件的应一并提交用印登记表,进行归档保存。

 

(8)印章的销毁

 

应由印章保管部门根据实际情况,在企业档案管理部门的协助下,办理销毁手续。

 

3、增强全员印章使用风险防范意识

 

印章的使用风险并不仅限于印章使用的保管人和责任人,而是和企业每一个员工息息相关。大型建筑施工企业要针对不同对象采取不同的印章使用风险意识的教育和培训。

 

具体来说,要逐级开展针对印章专兼职管理人员的定期指导和业务培训,不断增强印章管理人员的法律意识、风险意识,提高其业务技能和岗位工作水平,防范差错风险。

 

对于一些基层项目部管理人员,要将全面系统地管理文件,提炼成通俗易懂的管理指南,直接张贴在其办公地点,简明扼要地提示印章管理的要求和管理责任;对于其他管理人员,要通过内控制度培训、普法教育、专题讲座等途径广泛开展印章规范使用和风险防范的宣贯活动,增强全体员工的风险防范意识和严格执行企业印章管理制度的自觉性。

 

4、加强监督检查,落实工作责任

 

大型建筑施工企业印章管理部门要加强对各类印章管理的业务检查和考评,健全分级、分类管理的风险报告和督查机制,提高处置印章风险事件的应急能力。通过定期或不定期抽查等方式,组织开展印章使用管理情况的合规性检查,对存在的隐患和漏洞,要及时落实整改,努力形成印章管理的长效机制。

 

要落实工作责任,明确各级领导的监管责任和印章管理人员的保管责任,做到“专人保管、有人负责、责任可追溯”,对违反印章管理制度的责任人要按照有关制度规定追究其责任。认真落实“谁掌管、谁负责”的工作责任制,严格执行“随用随盖、人在章在、人离章收”的操作要求,加强用印过程的监管。对于仿冒、私刻企业各类公章的分包商和供应商,应要求其出具承担因私刻印章而产生的一切经济及法律责任,情节严重的还应取消其合格供应商的资格。

四施工企业公章风险管控的知识解答

1、印章被盗、抢或丢失了怎么办?

 

答:如果确属印章被盗(抢),则由该因引起印章的使用而发生的纠纷,企业不承担责任。

 

首先因为公章在公安机关有备案,所以丢失后第一步应该由法人代表带身份证原件及复印件、工商营业执照副本原件及复印件到丢失地点所辖的派出所报案,领取报案证明;

 

接着要让公众知晓你丢失的公章已经作废,所以公章丢失后的第二个步骤就是持报案证明原件及复印件;工商营业执照副本原件及复印件在市级以上每日公开发行的报纸上做登报声明,声明公章作废。报纸会在第二天刊登。在哪个报纸登报声明可询问当地工商局,每个地方规定不同。而这里需要提醒大家注意的是,大部分报社都会要求施工企业全体股东到场签署同意登报声明才许可予以登报,这也为许多施工企业的公章遗失补办设置了一定障碍;

 

第三个步骤就应该持以下文件到公安局治安科办理新刻印章备案:《营业执照》副本复印件、法定代表人身份证复印件2份、企业出具的刻章证明、法人委托授权书、所有股东身份证复印件各一份、股东证或者工商局打印的股东名册、派出所报案回执及登报声明的复印件;

 

第四个步骤,办理好新刻印章登记后就可以在公安局治安科的指导下新刻印章了,新刻的印章需要与之前丢失的印章有不同,些许不同也可以。

 

最后一步就是持以上办理的材料到印章店刻一个新的印章了。

第五个步骤,及时通报已有客户。

 

2、能否只用公章不用其他印章?

 

答:不能。法律对某些情况下该用何种印章有强制性规定。如《中华人民共和国发票管理办法》明确发票只能加盖发票专用章。

 

 

 

3、不同的印章是否有法律效力大小的区别?

 

答:没有严格意义上法律效力大小高低的区别,只要是符合法律规定的盖章要求并且意思表示真实,印章均为有效。但是,由于印章的使用范围大小不同,导致人们以为印章有效力大小之分。

 

公章在所有印章中具有最广的使用范围,是法人权利的象征,在现行的立法和司法实践中,审查是否盖有法人公章成为判断民事活动是否成立和生效的重要标准。除法律有特殊规定外(如发票的盖章),均可以公章代表法人意志,对外签订合同及其他法律文件,具有极高的法律效力,凡是以施工企业名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他施工企业材料均可使用公章。

 

4、公章可以代替合同专用章吗?

 

答:可以。

 

在合同、协议的签订中,公章和合同专用章具有同等法律效力。

《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第四条将公章与合同专用章并列使用,也足以说明公章与合同专用章在合同签订方面的效力是一样的。

 

5、公章可以代替法定代表人章吗?

 

答:视具体情况而定,如委托授权书上应有法定代表人签字或盖章,此时仅有公章是不行的。

 

6、合同上没有加盖合法有效的公章但有法定代表人签字,合同是否有效?

 

答:有效,除非约定合同生效需签字并盖章。

 

《合同法》第三十二条规定:“当事人采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”因为法定代表人以建筑施工企业名义从事民事活动时代表建筑施工企业,因此仅有法定代表人签字也能使合同成立生效。

 

同理,虽然没有加盖公章,但如果在合同上签字的人得到了建筑施工企业相应的授权,那么合同一样是有效的。

 

但是如果合同有特别注明生效条件的除外。

 

7、合同所盖印章并非合同专用章,而是采购专用章、项目部专用章等,合同是否有效?

 

答:除非有证据证明相反事实,否则一般认定为有效。

 

合同上加盖的印章虽然并非合同专用章,不符合签订合同的一般原则和规定,但这是该建筑施工企业自身管理方面存在的漏洞,如该建筑施工企业不能提交相应的证据,证明合同所涉印章与建筑施工企业无关或为他人私盖,即可被认定为建筑施工企业承认合同的效力。

 

另一方面,《合同法》第三十七条规定:“采用合同书形式订立合同,在签字或者盖章之前,当事人一方已经履行主要义务,对方接受的,该合同成立”,因此如果对方已按合同履行主要义务而该建筑施工企业接受的,则合同无须签字、盖章也已经成立生效。

 

8、公章外借他人使用,他人私下签订的担保合同是否有效?

 

答:有效。建筑施工企业作为独立的企业法人,建筑施工企业印章是其对外进行活动的有形代表和法律凭证,建筑施工企业负责人或其他管理人员,经过建筑施工企业授权后,只是印章暂时的持有者和保管者,其行使建筑施工企业印章所产生的权利义务,应由该建筑施工企业来承担责任,而不应由持有者或保管者承担责任。建筑施工企业自愿将建筑施工企业印章外借他人使用,应视为建筑施工企业授权他人使用建筑施工企业印章,该印章所产生的权利义务关系应由该建筑施工企业承担。因此,公章外借他人使用并私下签订的担保合同有效,建筑施工企业需要承担担保责任的。

 

9、建筑施工企业章程可以约定印章的使用规则吗,违反章程使用印章签订的合同是否有效?

 

答:建筑施工企业章程可以约定印章的使用规则,但由于章程仅对内有约束力,如果相对人是善意的,即使印章的使用违反章程,合同也有效。但是,违反章程使用公章损害建筑施工企业利益的人需要对建筑施工企业承担赔偿责任。

 

10、合同上加盖建筑施工企业分公司的印章是否有效?

 

答:建筑施工企业分公司虽然没有独立法人地位,但建筑施工企业分公司也领取营业执照,能够成为民事诉讼的主体,因此,在合同上加盖建筑施工企业分公司的印章,一般也认定合同有效,相关的民事责任由分公司的母公司建筑施工企业承担。

 

11、建筑施工企业经营过程中在印章方面会遇到哪些风险?

 

答:建筑施工企业在印章方面常见的风险主要有以下几种:

(1)他人使用假冒的印章;

(2)他人使用扫描打印出来的印章;

(3)对方使用的是没有备案、没有资质的内设部门章;

(4)使用有数码符号的印章(建筑施工企业为了满足其流动性的需求,可能刻制带有特殊意义的编号的印章);

 

由于上述风险的高发,建筑施工企业企业应该提高警惕,在交易时做好审查工作。例如,可以通过要求对方提供建筑施工企业的刻章许可或者委托律师调查对方的印章备案情况来检查印章的真伪性,仔细审查是否有油印等公章正常使用时所具有的印迹,拒绝对方不符合规范地使用印章等。

 

12、建筑施工企业更改名称后已使用新印章,盖有原印章的合同对建筑施工企业是否仍有效力?

 

答:有效。企业名称的变更并不影响变更后的建筑施工企业承担原建筑施工企业的债务,盖有原企业名称印章的文件对变更后的建筑施工企业依然具有法律效力,因此对原企业名称印章应当妥善保管,可以明确保管责任人,并及时对该印章进行上缴工商部门封存或销毁并登记备案,以降低日后不必要的法律风险。

 

13、如何识别印章的真假?

 

答:(1)看字体。根据前述规定,印章必须要用宋体字,如果对方加盖的印章并非宋体字,应该就是假冒的印章了。

 

(2)看颜色。由于质材和力度的原因,真正加盖的公章的颜色往往不均匀,而电脑制作的印章则颜色一致,而且也更加鲜明。

 

(3)看形状,包括字的形状和周围圆圈的形状。首先,无论是圆形还是椭圆形的印章,虽然字都不是横平竖直的,但是每个字单独看都是规规矩矩的长方形,不可能扭曲,或者上面胖下面瘦看起来呈梯形。其次,其次是看印章周围圆圈的形状,这个圆圈是有一定宽度的,并且仔细看边缘(包括印章上字的边缘),不可能非常平滑,经常有一些小缺口、小棱角或者小空白,这也是由于沾油墨和盖印的过程中油墨的密度和盖印的力度不一致造成的。电脑直接制作的印章就没有这些问题,完美的只能用假来形容了。

 

(4)看角度。虽然绝大多数人盖章的时候都希望把章盖的很正,但是总会出现一点点偏差,特别是圆形的印章更不好把握。但是电脑制作印章时默认情况下肯定100%是正的。

 

(5)看位置。看看公章是盖在协议的空白处,还是盖在文字上。一般而言,真印章都盖在建筑施工企业名称上,而制作粗劣的假印章都喜欢盖在空白处,因为假印章是电脑做的,如果盖在文字上就会挡住后面的文字。但是制作水平高一些的假印章为了看起来更真,也会盖在文字上,这个时候你需要仔细看一下,印章上的字和纸上印刷的字重合的地方,如果是真印章即使重合了,后面的文字还是可以透过油墨显示出来;而电脑制作的假印章,就会完全挡住下面的文字。

 

(6)向有关部门进行调查查证,也可委托律师进行查证落实真伪。

 

14、建筑施工企业在印章管理方面主要存在的问题有哪些?

 

答:(1)印章刻制的业务流程不清晰,没有审批程序,只要业务需要,领导或部门就可随便刻制印章,刻制后没有下发正式启用文件,没有明确印章使用范围和使用时间。

 

(2)印章刻制不在公安部门指定的单位进行,不在公安机关备案,随便找一家单位刻制公章,刻完就用,为以后发生印章使用风险埋下了隐患。

 

(3)个别建筑施工企业没有印章管理方面的规章制度,使用印章未经过严格审批。印章管理人员对使用印章材料不严格审查,更有甚者在空白介绍信或空白纸张上用印。印章保管者让印章离开自已的视线或因自己没时间让他人代为盖章,在没有监管人的情况下允许他人携带印章外出。

 

(4)个别建筑施工企业没有统一的印章使用台账,采用一页纸请示的方式,请示完成后,领导审批用印的签批单由经理办公室保存,时间长了很容易丢失,无法追溯。个别单位虽有统一的用印台账,但对领导在材料上签字直接上报的文件则没有登记用印事项和用印人,以后涉及此类文件的问题同样无法追溯,形成法律风险。

 

(5)个别建筑施工企业印章保管制度不健全,未设专人保管,印章丢失或被盗后不及时报告,不及时报案,也不主动在报纸上发布公告声明作废,从而留下了潜在的用印风险。

 

(6)个别建筑施工企业为追求收益,允许不具备资质的企业挂靠施工,个别情况下甚至允许挂靠单位使用建筑施工企业印章,一旦挂靠单位出现问题,企业就要承担相应责任。

 

(7)个别建筑施工企业不重视管理项目部印章,意识不到项目部印章对企业的重要性,项目部印章管理不规范,没有限定项目部印章的使用范围和使用审批程序,没有设立项目部印章使用台账,形成了项目部印章管理的空白,给企业带来较大的法律风险。

 

(8)个别建筑施工企业印章被仿冒后,未采取正确的应对措施,放任风险发生,给企业带来了不可挽回的损失。

 

(9)个别建筑施工企业在下属单位、部门、项目部被撤销和关闭后,没有及时收回和销毁这些单位的印章,造成印章的流失,形成了潜在的法律风险。

 

(10)无印章管理制度,或有制度而不执行,无专人负责,无交接制度和记录随意使用,甚至人员更替时无印章交接和监交,小项目领导随身携带公章等。

 

15、建筑施工企业印章的保管方面需要采取什么样的措施?

 

答:首先是建立日常保管制度:

 

(1)建筑施工企业印章采取分级保管的制度,各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管。

 

(2)印章必须由专门保管人妥善保管,不得擅自委托他人保管并在其岗位职责中予以明确。

 

(3)公章应妥善保管,注意安全,采取必要的防范措施,防止损毁、遗失和被盗。

 

其次是明确保管人责任:

 

(1)印章保管人必须妥善保管印章,不得遗失。如遗失,必须及时向建筑施工企业办公室报告;

 

(2)必须严格依照建筑施工企业对印章的使用规定使用印章,未经规定的程序,不得擅自使用;

 

(3)在使用中,保管人对文件和印章使用单签署情况予以审核,同意的则用印,否决的则退回;

 

(4)检查印章使用是否与所盖章的文件内容相符,如不符则不予盖章;

 

(5)在印章使用中违反规定,给建筑施工企业造成损失的,由建筑施工企业对违纪者予以处分,造成严重损失或情节严重的,移送有关司法部门处理。

 

最后是不定期随时检查发现问题及时予以纠正。

 

16、专人管理公章方面有什么需要注意的吗?

 

答:专人管理即由建筑施工企业安排专属的部门或者专职人员管理公章的使用、加印以及登记,该类事项可以制定相应的建筑施工企业内部制度加以完善。

 

目前小型建筑施工企业的公章一般由法定代表人掌控,如果法定代表人本身是建筑施工企业股东,则一般较为稳妥,虽然法定代表人身为股东本身不等同于建筑施工企业,但是从风险防控上由于建筑施工企业利益与股东利益原则上的一致性,所以公章对外加盖印章法定代表人会比较慎重。公章由专人管理便于公章使用不当时建筑施工企业内部责任的追查,同时专管公章的人建议仅限于行政职能部门或者行政人员,避免公章管理人员与具有对外负责销售或者采购的人员身份同一,因为后者对外从事商务活动容易使得权利的行使不透明,难以监控其用章的正当性或合理性。

 

17、建筑施工企业印章的使用管理方面需要采取什么措施?

 

答:(1)企业要建立岗位法律风险防控体系,印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书,明确印章管理岗位的法律风险防控职责;同时,要加强对印章管理岗位人员法律风险防范的教育,使其认识到印章对企业管理的重要意义,不断提高印章管理的技能和法律风险防范意识。

 

(2)企业要制定印章管理规定,指定印章归属的管理部门,明确企业各部门印章管理职责,明晰印章刻制、使用的业务流程,做到有规可依、有章可循。

 

(3)企业新注册设立的单位在领取营业执照后,应直接到行政服务中心公安机关刻制印章并备案。企业临时刻制印章,包括项目部印章,必须由印章管理部门统一提出,经过法律部门、专业部门审查,报建筑施工企业主要领导审批。经批准后,由印章管理部门统一在公安机关指定的单位刻制并备案。印章管理部门在印章交付使用前,应下发印章启用文件,未经启用的印章不能使用。

 

(4)企业应当建立统一的印章使用台账,制定印章使用申请表。申请使用印章的单位必须按印章管理规定履行审批程序,经过有权部门和企业领导批准。经企业领导批准后,印章使用单位应填写统一的用印登记表,企业文书人员对用印文件要认真审查,审核与申请用印内容、用印次数是否一致,然后才能在相关文件上用印。用印时必须由印章保管人员亲自用印,不能让他人代为用印,同时不能让印章离开印章保管人员的视线。

 

(5)印章保管人员必须加强对印章的保管,未经企业主要领导批准,不允许将印章携带外出,特殊情况下需携带外出时,必须指定监印人随同。印章遗失必须在第一时间向公安机关报案,并取得报案证明,同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明。

 

(6)禁止在空白介绍信、空白纸张、空白单据等空白文件上盖公章。如遇特殊情况时,必须经总经理同意,而且公章使用人应在《公章使用登记表》上写明文件份数,在文件内容实施后,应再次进行核准登记。公章使用人因故不再使用预先盖章的空白文件、资料时,应将文件、资料退回行政部(或办公室),办理登记手续。在使用预先盖章的空白文件、资料过程中,公章使用人应承担相应的工作责任。

 

(7)企业必须定期检查印章使用情况。企业印章管理部门应按照印章管理规定组织法律、监察等部门对所属单位印章使用情况进行检查,发现问题及时采取相应措施。

 

(8)企业应加强对项目部印章、部门印章的使用管理,限定其用途和使用审批程序,严格按建筑施工企业行政公章的使用程序要求各级印章保管和使用单位。项目部印章和部门印章要严格限定使用范围,不能用于对外签订合同,不能在对外承诺、证明等材料上使用,必要时要将使用权限通知业主、原材料供应

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